一、 基本事項(xiàng)

1. 展覽會(huì)名稱或展覽項(xiàng)目名稱(全稱、簡(jiǎn)稱、中文、外文)

2. 展覽日期

3. 開館時(shí)間

4. 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)

5. 會(huì)場(chǎng)使用日期

6. 展覽內(nèi)容

7. 展覽性質(zhì)(貿(mào)易、批發(fā)、零售、宣傳、招商等)

8. 觀眾性質(zhì)和入場(chǎng)方式

9. 展出者數(shù)

10. 展出目的

11. 展出內(nèi)容

12. 展出面積、展出規(guī)模(參展公司數(shù)等)

13. 主辦者

14. 協(xié)辦者、贊助者、支持者

15. 承辦者

(該概要主要供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握，并可以做宣傳基本資料)

總體安排

1. 成立籌備組，籌備人員分工

2. 制定工作方案

3. 制定工作日程

4. 制定費(fèi)用預(yù)算

5. 確定合作者，商量分工、落實(shí)方案、簽訂協(xié)議

6. 召開籌備人員會(huì)議

三、 設(shè)計(jì)實(shí)施

1設(shè)計(jì)

(1) 確定設(shè)計(jì)整體要求、風(fēng)格、標(biāo)志、色調(diào)等

(2) 選擇或委托設(shè)計(jì)人員或設(shè)計(jì)公司并交代設(shè)計(jì)要求

3) 進(jìn)行場(chǎng)地和施工設(shè)計(jì)：平面設(shè)計(jì)、單元設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)、道具設(shè)計(jì)

(4) 宣傳設(shè)計(jì)：廣告、海報(bào)、資料、資料袋、信封、信紙等

(5) 特殊設(shè)計(jì)：大門、裝飾、問訊臺(tái)等

(6) 內(nèi)部審查、外部(展覽會(huì)等)審查

(7) 修改設(shè)計(jì)

(8) 向參展公司提出設(shè)計(jì)施工方面的要求

2施工：選擇、委托施工公司(索報(bào)價(jià)、交流、簽約)，安排、監(jiān)督施工

3會(huì)場(chǎng)

(1) 確定面積

(2) 索資料和圖紙(規(guī)定、圖紙、申請(qǐng)表、合同等)

(3) 選擇場(chǎng)地、租用場(chǎng)地

(4) 基本設(shè)施：地面、負(fù)荷、照明、電、水、氣、空調(diào)、消防、擴(kuò)音設(shè)備、倉(cāng)庫(kù)、辦公室、會(huì)議室等

(5) 需要注意的事項(xiàng)：通道寬度、緊急出口、禁止明火、禁煙、限高等

(6) 展期的展場(chǎng)管理、保衛(wèi)、清掃

4展臺(tái)

(1) 基本設(shè)施：尺寸、用料、地面覆蓋物、地毯、框、架、板、司標(biāo)板、照明、桌、椅、廢紙簍等

(2) 租用設(shè)施：展柜、展架、模型、模特兒、衣架、燈具、花草等

(3) 其他服務(wù)：電、水、氣等

5辦公室、接待室、備餐室、休息室

(1) 家具：沙發(fā)、茶幾、辦公桌、椅、備餐桌等

(2) 用具：電話、傳真、復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、電腦、冰箱、燒水器、爐、茶具、咖啡具等

6道具運(yùn)輸，包括去程和回程：道具裝箱、制作清冊(cè)等

7施工安排

(1) 特殊道具制作：文圖、大門、問訊臺(tái)等

(2) 現(xiàn)場(chǎng)施工，包括搭建、展品布置和拆除：日期、時(shí)間、人員、監(jiān)督、交接

(3) 展出期間展臺(tái)維護(hù)

四、 展品運(yùn)輸

1參展公司

(1) 招展，宣傳、寄發(fā)申請(qǐng)表

(2) 確認(rèn)申請(qǐng)，召開展出者籌備會(huì)議，發(fā)或寄有關(guān)資料：展覽會(huì)概況、聯(lián)系地址、工作日程、運(yùn)輸安排、設(shè)計(jì)要求、行政安排等

2展品

(1) 公司安排的展品、模型(種類、范圍、數(shù)量等)

(2) 統(tǒng)一征集、調(diào)轉(zhuǎn)、采購(gòu)的展品

(3) 裝箱前測(cè)試將操作演示的展品

(4) 準(zhǔn)備或要求準(zhǔn)備展品說(shuō)明包括技術(shù)數(shù)據(jù)說(shuō)明、文圖說(shuō)明

(5) 安排或要求安排包裝

(6) 大型展品比如機(jī)械設(shè)備運(yùn)抵展臺(tái)后安排組裝調(diào)整

3運(yùn)輸

(1) 安排運(yùn)輸日程：展品集中日期，辦理單證，展品陸運(yùn)發(fā)運(yùn)日期，展品海運(yùn)發(fā)運(yùn)日期，辦理通關(guān)和保稅手續(xù)，展品運(yùn)至展臺(tái)時(shí)間，空箱儲(chǔ)存、回運(yùn)，回運(yùn)展品、道具時(shí)間，辦理結(jié)關(guān)、回運(yùn)手續(xù)，回運(yùn)發(fā)運(yùn)日期

(2) 選擇運(yùn)輸公司和代理：索報(bào)價(jià)、比價(jià)、談判、簽約

(3) 集中展品、理貨

(4) 租船：船名、船期

(5) 裝箱：集裝箱或木套箱，落實(shí)箱源

(6) 安排裝車、裝船

(7) 國(guó)外運(yùn)輸安排：通關(guān)、運(yùn)至展臺(tái)、開箱清點(diǎn)、空箱存放和回運(yùn)、結(jié)關(guān)、安排回程運(yùn)輸

(8) 回國(guó)運(yùn)輸安排：結(jié)關(guān)、港口至倉(cāng)庫(kù)運(yùn)輸、分運(yùn)、開箱清點(diǎn)交接

4有關(guān)手續(xù)及單證：參展者辦理，組織者審核、匯總

(1) 作清冊(cè)(15份)，內(nèi)容包括展品、免費(fèi)樣品、宣傳品、接待品、贈(zèng)送品、工具等

(2) 做貨載衡量單 (8份)，參展者辦，組織者匯總

(3) 辦出口許可證，注意一般許可或特別許可

(4) 做類別單

(5) 出具報(bào)關(guān)函、出口報(bào)關(guān)單

(6) 辦運(yùn)輸保險(xiǎn)

(7) 辦商檢證(參展者辦)

(8) 辦普惠制證明

(9) 辦原產(chǎn)地證明或領(lǐng)事認(rèn)證(組織者辦)

(10) 出具免征港務(wù)費(fèi)函、包裝情況表，發(fā)委托裝船通知書

(11) 做裝箱單

(12) 裝車、船后索提單

五、宣傳廣告

1. 宣傳文字

2. 基本資料

(1) 展覽概要(單頁(yè))

(2) 展覽指南：公司介紹(名稱、地址)、展出內(nèi)容、產(chǎn)品介紹、展臺(tái)號(hào)等，平面圖、會(huì)場(chǎng)地圖、導(dǎo)向圖、詢問地址等

(3) 信封、信紙、資料袋

3. 宣傳對(duì)象：(貿(mào)易商、制造商、零售商、批發(fā)商、消費(fèi)者等)

4. 宣傳渠道：(公關(guān)代理、廣告代理、使館、航空公司、貿(mào)易機(jī)構(gòu)等)

5. 宣傳方式

(1) 新聞：新聞?wù)写龝?huì)、記者接待室、新聞稿發(fā)布

(2) 刊物：在報(bào)紙、雜志、內(nèi)部刊物刊登廣告、消息

(3) 海報(bào)、招牌廣告

(4) 直接發(fā)函：組織者和參展者都寄發(fā)，寄發(fā)給目標(biāo)觀眾、工商團(tuán)體、新聞機(jī)構(gòu)等

(5) 電視、電臺(tái)：刊登廣告、消息

(6) 記錄：攝像、攝影(開幕式、招待會(huì)、記者招待會(huì)、展場(chǎng)、交流等)

(7) 展覽會(huì)目錄：填交登錄材料、刊登廣告

6. 宣傳資料運(yùn)輸：裝箱、造冊(cè)

六、 展臺(tái)工作和貿(mào)易活動(dòng)

1. 準(zhǔn)備貨源、貨單、價(jià)格單、合同和成交條件

2. 編印詢問表、記錄表、統(tǒng)計(jì)表和其他表格

3. 選擇、培訓(xùn)展臺(tái)人員，并交代展臺(tái)工作要求

4. 布置展臺(tái)、檢查展臺(tái)文字、測(cè)試展品

5. 介紹、演示展品

6. 散發(fā)資料

7. 接待觀眾、接待記者、接待貴賓

8. 貿(mào)易交流、成交

9. 調(diào)研：包括市場(chǎng)調(diào)研、展出設(shè)計(jì)布置和效果等

10. 報(bào)告會(huì)、講座

11. 統(tǒng)計(jì)、記錄

12. 展臺(tái)管理：安排輪班，現(xiàn)場(chǎng)工作安排、管理，維護(hù)展臺(tái)環(huán)境和秩序，監(jiān)督展臺(tái)人員的工作和效率，總結(jié)分析每天展出情況，采取必要的工作調(diào)整

13. 評(píng)估總結(jié)

14. 后續(xù)工作

七、 儀式

1. 開幕式/館日、招待會(huì)

日期、時(shí)間、地點(diǎn)、范圍、規(guī)模、程序、主賓、出席人(名單)、邀請(qǐng)(請(qǐng)柬、印刷、郵發(fā))、簽到(名片盒、簽到薄、簽字筆、胸牌、胸花)、儀式、講話(講話稿內(nèi)容、審核、翻譯、設(shè)備)、剪彩(立桿、彩帶、剪刀、手套、托盤、持彩托盤人、引導(dǎo))、參觀(路線、引導(dǎo)、解說(shuō))、招待會(huì)、備餐(人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、酒菜水內(nèi)容)、資料(展覽會(huì)介紹、講話稿、貴賓名單)、禮品

2. 邀請(qǐng)安排

(1) 邀請(qǐng)函或請(qǐng)柬格式

(2) 印制、寄發(fā)日程

(3) 邀請(qǐng)范圍、名單收集篩選

3. 人員安排

(1) 發(fā)言人

(2) 工作人員

4. 場(chǎng)地安排：大廳、貴賓室、簽到臺(tái)、租用布置

5. 用具、資料

(1) 用具：國(guó)旗、國(guó)歌磁帶或樂譜、簽到簿、簽到筆、名片盒、佩花、裝飾花、彩帶、立桿、剪刀、手套、托盤

(2) 資料：儀式程序表、講話稿、展覽介紹

6. 其他安排：停車、貴賓引導(dǎo)、安全、保衛(wèi)、消防

八、 交際

1. 拜會(huì)：對(duì)象、日程、安排、資料、禮品

2. 宴請(qǐng)：對(duì)象、日程、邀請(qǐng)、地點(diǎn)安排、菜水安排、座位安排、講話安排

3. 禮品：購(gòu)買、制作、包裝

4. 聯(lián)系征求支持單位

5. 發(fā)函致謝支持單位

6. 禮品、招待品裝箱造冊(cè)

九、 行政

1. 展覽團(tuán)：設(shè)立展覽團(tuán)管理體系，任命展覽團(tuán)管理人員，挑選展臺(tái)人員包括推銷人員、技術(shù)人員等，雇傭展臺(tái)輔助人員包括招待員、譯員，編制名單等

2. 證件：辦理簽證、展覽會(huì)入場(chǎng)證等

3. 交通：安排行期和路線、訂機(jī)、船、車票，向參展公司確認(rèn)或自行安排

4. 市內(nèi)交通：有些地方需要統(tǒng)一安排展臺(tái)人員上下班的交通

5. 住宿：統(tǒng)計(jì)要求，尋房、索價(jià)、談判、訂房，向參展公司確認(rèn)或自行安排

6. 膳食：統(tǒng)計(jì)要求，選擇餐廳、談價(jià)、訂餐，向參展公司確認(rèn)或自行安排

7. 服裝：統(tǒng)一制作或提出要求

8. 財(cái)務(wù)：做預(yù)算、管理開支、支付費(fèi)用：展覽場(chǎng)地費(fèi)、施工費(fèi)、道具費(fèi)、水電費(fèi)、電話費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、住房費(fèi)、廣告費(fèi)等。